Requisitos y plazos
Presentar un estudio para su evaluación por el CEIm-IB conlleva una serie de pasos administrativos y técnicos que requieren tiempo, revisión y cumplimiento de plazos. A continuación, se describen las fases clave del proceso y los motivos por los que un estudio no puede ser evaluado inmediatamente tras su presentación.
Solicitud
Los investigadores pueden presentar solicitudes en cualquier momento del mes.
Sin embargo, el día 1 de cada mes se cierra el plazo de admisión de nuevos expedientes para su posible evaluación en la reunión de ese mismo mes
Para que un proyecto pueda ser tramitado, es necesario:
- Que la solicitud se presente antes del día 1 del mes
- Que esté acompañada de toda la documentación requerida, de acuerdo con el tipo de estudio (ver esta web para requisitos y modelos)
- Que los documentos estén debidamente firmados electrónicamente
Una vez registrada correctamente la solicitud, el expediente recibe un código interno y pasa a la siguiente fase: validación.
Validación
Antes de que un expediente pueda ser evaluado, debe pasar un proceso de validación. Esto significa comprobar que toda la documentación esté completa, correcta y firmada.
Si la documentación es correcta, el estudio se incluye en el orden del día de la siguiente reunión del comité.
Si la documentación está incompleta, se inicia un proceso de subsanación.
En caso de subsanación:
- El investigador deberá aportar la documentación pendiente o corregida.
- Solo se podrá incluir el expediente en la reunión de ese mes si se subsana con al menos 10 días de antelación a la fecha de dicha reunión (para dar tiempo a los evaluadores a revisarlo).
Si el documento no se subsana 10 dias antes de la reunión, el expediente quedará pendiente para la reunión del mes siguiente, siempre y cuando se haya subsanado correctamente.
Los trámites de solicitud y validación son realizados por la Secretaria Técnica del CEIm-Ib.
Evaluación= Reunión
Una vez cerrado el orden del día (10 días antes de la reunión), y designados los miembros evaluadores a los estudios se convoca formalmente la reunión del CEIm-IB.
Durante la reunión, el Comité evalua el expediente y emite una de las siguientes decisiones:
- Aprobación del estudio
- Denegación (con dictamen motivado)
- Solicitud de aclaraciones o información adicional
Sólo se evalúan expedientes completos. Aquellos que no cumplan con todos los requisitos no serán incluidos en la reunión pues no se podrían evaluar.
Toma de decisiones
Si la decisión por parte del pleno del Comité es favorable o desfavorable, se emitirá el dictamen correspondiente tras la reunión, una vez recibidos los informes de los evaluadores y realizada el acta correspondiente. Es decir, la emisión de dictamen no es automática, sino que requiere un plazo administrativo y dependerá de la carga del Comité y de la Secretaria Técnica.
Si la decisión es solicitar aclaraciones, estas se comunicarán por escrito al promotor/investigador responsable en un plazo aproximado de 10 dias después de la reunión, dependiendo de la recepción de informes definitivos, de la carga de trabajo del Comité y la Secretaria Técnica.
Las respuestas a las aclaraciones solicitadas deben recibirse al menos 10 días antes de la siguiente reunión mensual para que puedan ser incluidas en el orden del día.
Si no se recibe respuesta en un plazo máximo de tres meses, el expediente se cerrará automáticamente por parte de la Secretaría Técnica. En ese caso, será necesario presentar una nueva solicitud si se desea reactivar la evaluación del estudio.