Alta de serie documental
El Servicio de Archivo y Gestión Documental es el responsable de mantener el cuadro de clasificación funcional del Gobierno de las Islas Baleares.
Los objetivos de este proceso son:
- Identificar la o las series documentales en las que clasificar los expedientes que gestiona la aplicación.
- Realizar el análisis documental donde se establece:
- Qué documentos se deben de guardar en el sistema de gestión documental.
- Forma y momento en que se debe producir la apertura y el cierre de los expedientes.
- Los documentos y tipos documentales que se incluyen en los expedientes y sus características principales.
- La forma en que se deben informar los metadatos de los documentos y expedientes.
- Las reglas y categorías de acceso que se deben aplicar una vez finalizados los trámites.
- Las pautas para la conservación, vigencia y eliminación de cada una de las series documentales y la pautas generales para acceder (evaluación documental).
Para solicitar una serie documental:
1) Descargar la 
Ficha de petición de alta de serie documental
2) Enviar la ficha rellenada por el responsable del procedimiento, al correo electrónico arxiu@caib.es con el asunto: Solicitud de alta serie documental. En caso de dudas sobre cómo se deben de rellenar los campos de la ficha contactar con el equipo del archivo por los canales habituales.
3) En un breve periodo de tiempo recibiréis en copia el correo electrónico que el Servicio de Archivo y Gestión Documental envía al Servicio de Expediente Electrónico para que la serie sea dada de alta en el Gestor Documental de las Islas Baleares, en este correo se adjunta la ficha con el análisis documental de la serie documental.
4) Finalmente, recibiréis un correo del servicio de Expediente Electrónico confirmando que la serie ha sido dada de alta en el GDIB. En este momento la serie ya se encuentra totalmente operativa.